06 dicas de ouro para Produção de Eventos

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E aê galeraaaaa!!!
Depois de produzir três eventos seguidos em menos de um mês, escrevi um passo a passo para facilitar a minha vida e vou compartilhar com vocês.

Fiz três eventos diferentes, sendo assim essas dicas servem para quase todos os eventos.

01) Definir a sua equipe: Sua equipe são todas as pessoas que vão trabalhar com você nesse projeto.
Ex: O cara que vai cuidar do som, os apresentadores, o curador, a galera da produção, o mano do transporte, o designer, staff e por aí vai.

02) Curadoria: É fundamental que alguém faça a curadoria, isto é, uma pessoa capacitada e influente deve escolher os artistas que se apresentarão no evento.
Ex: Num show de rap, o curador deve escolher grupos que tenham características próximas ao tema do evento.

03) Atividades do evento/Programação: Parece obvio, mas não é. Tem muita gente que quer fazer evento, mas não sabe que horas vai começar e nem que horas vai terminar. Chama uma multidão de artistas e o horário não comporta todo mundo, então é fundamental que tudo seja pensado com antecedência. Quanto tempo cada artista tem pra se apresentar, quais as entradas do DJ, se vai haver sorteio, intervenções, etc… Isso tudo deve estar sincronizado com a programação.

04) Identidade visual: Depois de definir a data do evento, os grupos que irão se apresentar, e outros detalhes, chega a hora de um designer, ou você mesmo, criar a identidade visual do projeto. A partir daí fazer a arte-final do flyer, do cartaz, do banner, as redes sociais, das blusas, etc…

05) Divulgação: A divulgação deve pensada em partes e a tarefa deve ser divida entre a equipe. Eu particularmente sempre penso em três partes básicas:

1. Material Gráfico: O material gráfico deve ser distribuído com três semanas de antecedência. Os cartazes devem ser postos em locais com um fluxo grande de pessoas como centros culturais, escolas, padarias, pontos de ônibus, estações de trem, etc… Os flyers devem ser distribuídos em eventos com características parecidas com o que você está produzindo.
   Eu não costumo utilizar, mas dependendo do evento faixas e carro de som também são boas pedidas.
   Por isso, é importante que uma equipe de cerca de dez pessoas assuma essa missão.
2. Internet: A divulgação na internet deve começar com a criação de um evento no facebook. Eu utilizo uma estratégia de convidar todos os meus amigos com a ferramenta “Facebook Friend Inviter” e depois pedir para que meus amigos façam o mesmo. Isso não garante que mais gente vá ao seu evento, mas garante que muita gente saiba dele e isso dá uma circulação do nome do evento na rede. O ideal é que o evento consiga 10K de convidados.
   Se você tiver uma grana, aconselho a promover seu evento: Gastar R$50 para divulgar nas cidades no entorno de onde o evento será realizado e para o público alvo que você deseja. Isso é o suficiente para que seu evento fique aparecendo somente para as pessoas que realmente tem interesse em participar.
   Outro ponto importante na internet é enviar os emails para seu “banco de fãs”, eu utilizo uma mensagem padrão, com uma foto ou flyer do evento e envio utilizando o sistema “Mail Chimp“.
3. Assessoria de Imprensa: Você mesmo pode fazer a assessoria de imprensa, basta fazer um texto maneiro do seu evento. Para conseguir o contato dos jornalistas, compre todos os jornais possíveis de quinta-feira até domingo e pegue o email dos jornalistas que trabalham na parte de cultura.
   Envie email para eles (um para cada um, de forma personalizada) com o titulo: Sugestão de Pauta @ <<título do evento>>. Envie umas três boas fotografias, em alta. Boas fotografias são fotografias claras, com boa qualidade e que traga características do evento.
   Não descarte os site e blogs específicos.

06) Produção: A produção é algo muito importante, pois requer que alguém assuma o passo a passo do evento e resolva todos os problemas. Esse cara é O PRODUTOR (ou A PRODUTORA). Esta pessoa define tudo o que vai acontecer, por isso prepara a programação com todos os passos do dia do evento, desde antes do evento começar, até o fim. Esta pessoa instrui todos os outros colaboradores.
Uma ferramenta muito utilizada pelo produtor é o Check List, que não é nada mais do que um pedaço de papel com tudo o que vai ser utilizado no evento, todos os materiais, todas as atividades e tarefas. E a cada passo terminado ele risca o papel, informando que aquela tarefa foi concluída. Parece bobeira, mas por diversas vezes meus eventos travaram por causa de um adaptador RCA/P10, que custa R$1,00, mas ninguém tinha quando eu precisei.
O produtor não descansa, ou melhor, só descansa quando tudo acaba.

Galera, é isso!!!
Qualquer dúvida ou sugestão, basta escrever nos comentários.